Rotinas e processos: como estabelecer na prática um pipeline de sucesso?

O papel do marketing é criar, comunicar e buscar soluções inovadoras, condizentes com o posicionamento da empresa, que gerem valor aos clientes, mas, para obter resultados satisfatórios, é imprescindível estabelecer rotinas e processos.

Caso contrário, as chances de se perder no caminho são grandes!

Neste texto, você vai ficar sabendo o que são rotinas e processos, as vantagens de investir e como organizar as atividades relacionadas ao marketing do negócio, a fim de melhorar as operações.

Como estruturar rotinas e processos no marketing?

A área de marketing de uma empresa envolve muitas demandas e todas elas precisam estar integradas para que tudo funcione bem, porque o ideal é promover melhorias e gerar valor, visando resultados otimizados para os seus clientes.

Dessa forma, ter um pipeline estruturado, de modo que você tenha uma visualização ampla dos processos, vai facilitar o andamento das atividades, bem como a geração de resultados.

O pipeline é uma espécie de mapa que compõem todo o processo de trabalho de um determinado setor, no caso aqui, estamos falando especificamente do marketing. Por meio dele, é possível compreender com clareza, questões como:

• Tempo médio levado para realizar uma atividade;
• Nível de eficiência da equipe;
• O passo a passo do que precisa ser feito para a realização de cada tarefa;
• Entender em que parte do processo precisa de melhorias;
• Entre outros.

Entendeu a importância de um pipeline? Agora vamos te apresentar algumas dicas para estruturar rotinas e processos no seu negócio:

Defina metas claras e mensuráveis

É primordial saber para onde se quer ir, ou seja, os resultados que você deseja alcançar. 

Estabeleça metas objetivas e mensuráveis, isso vai possibilitar a criação das melhores estratégias, a análise do desempenho, bem como os ajustes que precisam ser feitos para bater as metas.

Entenda quais são os processos atuais

Como está funcionando a organização atual da empresa em relação às operações de marketing?

Para compreender de forma mais profunda os processos, faça um fluxograma, incluindo os fluxos das atividades atuais, o tempo que cada uma delas está demandando, enfim, todas as etapas com os caminhos percorridos para a entrega de uma tarefa, exemplo: briefing, pesquisa, execução, revisão, aprovação com o cliente, programação da postagem.

Existem algumas ferramentas para a formulação de mapas e fluxogramas que podem te ajudar a fazer esse desenho:

• Miro;
• Monday;
• Asana;
• ClickUp;
• HubSpot;
• Run Run it.

Analise os processos atuais

Metas definidas e fluxograma feito, é hora de analisar tudo com atenção e entender melhor os gargalos dos processos atuais. 

Com essa organização, tente identificar as falhas, aquilo que talvez possa estar te impedindo de alcançar os objetivos e o que está demandando muito tempo desnecessário e que pode ser melhorado. Também é importante apontar o que está funcionando bem.

Realize as mudanças necessárias

Após a análise cautelosa e a identificação dos pontos positivos e negativos das rotinas e processos atuais, é pertinente iniciar as mudanças e alterar a rota, se preciso. Comece a cortar ou implementar novas etapas que vão ao encontro dos objetivos estabelecidos.

Claro, algumas mudanças requerem planejamento, mas aqui já será possível elaborar um plano de ação, com estipulação de prazos para que um processo melhor funcione na prática.

Produção de materiais internos com as novas rotinas e processos da empresa

É primordial que os colaboradores entendam as rotinas e processos da empresa, e mais do que isso, tenham acesso fácil e rápido para consulta em caso de dúvida. 

A nossa dica é: faça a produção de playbooks, materiais com informações úteis e necessárias sobre os processos do seu negócio. Insira informações importantes sobre todas as etapas das atividades.

Assim, a probabilidade de erro é reduzida e o trabalho da equipe consegue prosseguir com mais fluidez.

Além disso, que tal elaborar um planejamento de marketing com informações detalhadas sobre o público-alvo da empresa, a identidade visual, o tom de voz e de comunicação da marca?

Ter essa base é crucial para que os funcionários saibam com quem a empresa deve falar, para quem a comunicação, os conteúdos e todos os materiais da empresa devem ser direcionados.

Treinamento da equipe

Também é válido proporcionar treinamentos para a equipe, para reforçar os processos e tirar as possíveis dúvidas dos colaboradores. O ideal é que esses treinamentos sejam constantes.

KPIs de marketing

De que forma você mede o desempenho das atividades de marketing do negócio? É importante não só criar boas estratégias de marketing digital e implementar novos processos, mas também monitorar os resultados.

Os KPIs de marketing (Key Performance Indicators), são indicadores-chave de desempenho, definir o que pode servir de parâmetro para analisar as métricas é crucial para ter rotinas e processos funcionando bem.

Exemplos de KPIs:

• Taxa de conversão;
• Leads gerados;
• Origens de tráfego;
• Receita total.

Após a realização das mudanças, é pertinente avaliar com regularidade o que se adaptou bem e o que pode ser melhorado, ou até mesmo, cortado, a fim de otimizar o desempenho.

Dicas para manter rotinas e processos eficientes e produtivos

Algumas dicas práticas são essenciais para manter rotinas e processos fluindo com eficiência:

Defina o tempo para produção de cada atividade

Claro, vários fatores influenciam na entrega de uma atividade, contudo, quando não ocorre nenhuma interferência no processo, elas podem ser entregues com qualidade e a tempo.

O ideal é que a empresa saiba quanto tempo leva para realizar e concluir as atividades envolvidas no marketing, como criação de conteúdo, vídeos, criativos, textos, etc. Dessa maneira, é possível estabelecer prazos coerentes.

Utilize ferramentas de automação de marketing

As ferramentas de automação são uma excelente forma de padronizar os processos, otimizar tempo e analisar o desempenho das atividades, bem como dos profissionais responsáveis por realizar a tarefa.

Com isso, você consegue automatizar tarefas repetitivas, como o envio de e-mails marketing, agendamento de posts em redes sociais, entre outros.

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Delegue tarefas

O que depende somente de você e o que é possível delegar? Para manter rotinas e processos organizados, é crucial priorizar aquilo que só você consegue fazer e distribuir as demais tarefas para outros profissionais da equipe.

Se mantenha atualizado

Aqui inclui você e sua equipe! É primordial que o marketing esteja sempre atento às novidades do mercado publicitário e fique por dentro de ferramentas e plataformas que possam trazer soluções e melhorar rotinas e processos.

Aprenda com os erros

As rotinas e processos ajudam a manter a empresa organizada, a otimizar os resultados e a reduzir os erros. Mas, eles fazem parte da vida, não é mesmo? Portanto, aprenda com eles e faça ainda melhor.

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Benefícios de ter rotinas e processos no marketing  

Para ter sucesso no marketing digital da sua empresa é primordial desenvolver uma série de tarefas, que incluem, planejamento, estratégias, criação de conteúdo, gerenciamento de campanhas e leads, tráfego pago, entre outras atividades que promovam resultados.

Quanto trabalho, não é mesmo? Até aqui, já foi possível perceber que o marketing engloba muitas funções, e isso demanda profissionais qualificados, bem como uma gestão de marketing atenta para acompanhar as operações e garantir o bom andamento do setor.

Para isso, é extremamente importante ter rotinas e processos bem estruturados. Na verdade, eles são as peças chaves para guiar a empresa e seus colaboradores no dia a dia.

Assim, as atividades de rotina fluem com mais agilidade e os erros são significativamente minimizados, favorecendo os resultados.

Confira como rotinas e processos definidos podem otimizar os resultados da empresa:

Visualização ampla do marketing 

As rotinas e processos são cruciais para a visualização do que está funcionando e do que não está, afinal, se você não consegue ter uma visão geral, clara e objetiva, das operações, como conseguirá implementar melhorias?

E não estamos falando somente dos resultados referentes às campanhas de marketing não, mas sim de tudo aquilo que é importante para o andamento das atividades do setor, como, sistemas, produtividade dos colaboradores, entre outras questões.

Dessa forma, fica mais fácil identificar gastos desnecessários, o que demanda pouco e muito esforço, para então direcionar tarefas e melhorar as operações, inclusive o lucro.

Aumenta a produtividade da equipe

Quando rotinas e processos dentro da empresa estão bem alinhados, as dúvidas entre os funcionários são menores. Os profissionais conseguem gerir melhor o tempo e se organizar com mais eficiência para cumprir as atividades diárias.

Tomada de decisões mais assertivas

Uma tomada de decisão mais assertiva é aquela baseada em dados e não em achismos! Dessa forma, organizar os processos do negócio é extremamente importante para obter informações que, de fato, sejam relevantes para o crescimento da empresa.

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